本記事では、以下について解説しています。

  • 相手に自分の意見を正確に伝える【発信力】について
  • 【発信力】を身につける方法について
  • 他者からの【フィードバック回路】を作る方法について

アナウンサー

自分の意見をわかりやすく伝える力のことを【発信力】といいます。

たとえどんなに素晴らしい考え方や画期的な【アイデア】であっても、相手に理解されなければ意味がありません。文豪のような流暢な言葉遣いや【カタカナ言葉】を多用することは、相手から「何を伝えたいのかわからない」と思われたり、場合によっては利口ぶっているネガティブな印象を与える原因となる危険性があります。

会話で重要視するポイントは、「相手が理解できるか」という点です。言い方にも「相手が納得しやすい順序や表現方法を選ぶことももちろん重要です。よって、まず相手の視点に立って考える工夫が必要になります。これは【報告】【連絡】【相談】についても同じです。プレゼンにおいても意識することで理解度や成果に大きな違いがあらわれてくる重要なスキルですので、解説していきます。

わかりやすい話とは

コミュニケーションには、以下の要素を的確に相手に伝えるという意味があります。

  • 感情
  • 思考
  • 行為

しかし、大前提として「相手の存在を忘れてはいけません」自分の頭の中のことを言葉や身振り、イメージ、図などの非言語をも駆使して、「相手に伝える」ことを意識することが求められます。話をわかりやすいかどうかを判断するのはあくまで相手です。

(※【感情】+【思考】+【行為】=【行動】については、以下をご参照下さい)

よって、「相手が一体誰か?」を考慮せずに話をするとうまく伝わらないことがあります。聞く相手も「自分に向けて書いてくれている」と思うと、聞くから、【聴く】の姿勢に変化してきます。言葉も非言語もあくまで相手に伝える為の【手段】ですので、練習により磨くことができます。

(※相手の立場によっても意見は異なります。詳しい内容については、以下をご参照下さい)

起承転結

もっとも基本的な文書の構成方法として【起承転結】を意識して書いている方はとても多いのではないかと思います。

  • 文書の書き起こしでで読者を話に引き込み(起)
  • 主題を展開し(承)
  • 視点を変えて興味を引き(転)
  • 全体をまとめる(結)

学生時代からこれが正解だとして教えられてきました。しかし、これは物語文ではわかりやすいかもしれませんが、実務としてはあまり使えないことを皆さん体験したことはないでしょうか?

話の受け手は、起承転結の【テーマに対する解】を一番知りたいので、高度な文章展開を披露されても正直話が複雑になるだけです。テーマが定まっている場合には【結】かもしれませんが、まず話に注意を向けてもらうために、【】の部分から展開する文章などで人に「えっ!」と関心を集める方法があります。

聞き手が誰か」ということを再度意識して文章を書き直すと一段と伝わる文章となる可能性があります。

【発信力】を身につけるには

トレーニングのコツは、【量×質】です。要は、

  • たくさんの文章を書くこと
  • 文章構成に自分の意図を組み込む

これに尽きます。もちろん相手を想定して、【目的志向的】にトレーニングしていくことが求められます。具体的には、

  • 【書く】【話す】という機会を多く作る
  • 精度を上げる為に修正を繰り返す

聞いた、読んだ【相手】に「積極的にフィードバックを受ける」ことです。相手には自分の意図を汲んで正直に話をしてくれる、関係性を築けている相手を選定してお願いすることが求められます。

文章で伝える練習

紙の資料やプレゼンの場合、具体的な図や表でわかりやすく、かつ要点を絞ります。複数人いると理解度も異なる為、「相手の反応を見ながら伝える」工夫が必要になります。上達するためには場数が必要になりますが、まずは議事録などの客観的な部分を抽出して書くことを率先して担当することが良いでしょう。また、「誰が何を言ったのか」という、主語や目的語を明確にすることで第三者の立場を常に意識して書くことがトレーニングになります。議事録は会議に参加していない人も読むため、不参加の方々に理解できたか、わかりにくいところは質問して下さい」と事前に伝えておくと自然に【フィードバック回路】を作ることができます

メールでのコミュニケーションで練習

【メール】も絶好のトレーニング機会になります。顔が見えず、【言葉】だけが独り歩きしてしまう可能性がある為、非常に慎重な言葉選びが必要です。忙しい中、優先的に読んでもらうために、以下のことに気をつけることです。

  • 件名をだけで何のことかわかる
  • 期日を明確にする

例: 件名:◯◯セミナーの件 / ☓☓病院 山田太郎

また複数の方に一斉送信することもよくあるので、常に相手を意識して、できるだけ多くの理解を得るためにも客観的に書くことで上達していきます。「聴いている人がいる」と思うことで自らのモチベーションも向上します。モチベーションが上がることで主体的に取り組めるようになるので、意識することは良いことばかりです。時には【プレッシャー】にもなりますが、積極的な姿勢を感じると皆協力してくれるものです。

リハビリ場面でも、評価兼治療となるプログラムが良いとされますが、同様に連絡兼トレーニングとなれば業務効率が螺旋状に向上していきます。

Twitterを利用した文章力アップ方法

Twitter】は、140文字のコミュニケーションツールと言われています。不特定多数の方と交流が可能で、文字数もブログなどと違い、制限がある為に短くまとめる必要性があります。よって、無駄のない文章を書く非常に良いトレーニング方法となります。

(※もしよろしければ、フォロー頂き、【フィードバック回路】を作りましょう!)

まとめ

  • できるだけ【シンプル】に話すように心がける
  • わかりやすいかどうかは【相手】が判断する
  • 相手の立場や理解度を感じ取る
  • 相手がいると意識することで自らのモチベーションもあがる
  • 起承転結】は正解ではない、むしろクドくなる
  • 理解度の【フィードバック回路】を作成する
  • 【Twitter】はとても練習になる